ACTIVITEITEN REGLEMENT

Dit reglement is vastgesteld tijdens de ledenvergadering d.d. 6-3-2025

Aquariumvereniging Betta Splendens heeft een activiteitencommissie die namens en onder verantwoordelijkheid van het bestuur activiteiten voor de leden van de vereniging organiseert.
• De activiteiten commissie is verantwoordelijk voor de communicatie van de activiteiten naar de leden door middel van onze communicatie kanalen met name via WhatsApp.
• De activiteiten commissie is verantwoordelijk voor de administratie van de deelnemende leden en/of introducés.
• Ten minste een van de commissieleden is als verantwoordelijke organisator bij een activiteit aanwezig.
• Indien geen commissielid in staat is om mee te gaan kan een door het bestuur goedgekeurde plaatsvervanger invallen.
• In dit geval de penningmeester informeren in verband met kosten declaratie.

1. Doel en reikwijdte van de activiteiten commissie:
• De activiteitencommissie organiseert binnen de verenigingsdoelstellingen.
• Activiteiten worden tweemaal per jaar vastgesteld en geagendeerd door bestuur en commissie.

2. Kosten en budget
Jaarlijks wordt het budget voor activiteiten tijdens de ledenvergadering vastgesteld.
In het huishoudelijk reglement is in paragraaf 4 vastgelegd hoe en welke kosten voor activiteiten worden betaald.
De activiteitencommissie stelt twee keer per jaar een activiteitenagenda op die tijdens de reguliere bestuursvergadering wordt besproken en geaccordeerd.

3. Kaders voor activiteiten
Uitgaven voor jaarlijkse activiteiten mogen het budget niet overschrijden.
Activiteiten worden onderscheiden in:
• Binnen activiteiten: gedurende het hele jaar in het wijkcentrum “De Schelf”.
• Externe activiteiten: bakkijken, beurs of winkel bezoek.
• Buiten activiteiten: excursies, fietstochten of wandelingen vinden plaats tussen 1 april en 1 oktober.

4. Soorten activiteiten
1. Georganiseerd bezoek aan een van onze leden: “Bakkijken”.
2. Lezingen door gerenommeerde en deskundige mensen met betrekking tot onze hobby.
3. Excursies naar interessante gebieden of natuur wandelingen.
4. Bezoek aan evenementen of winkels die onze speciale interesse genieten.
5. Vereniging etentje: twee keer per jaar.
6. Jubileum of speciale bijeenkomsten door het bestuur bepaald.

5. Organisatie van activiteiten
Een activiteit bestaat gewoonlijk uit een aantal componenten die elk een kostenpost voor de activiteit vormen. Het totaal van de kosten per component vormt de activiteit kosten.
Kosten componenten zijn onder andere:
• Reis kosten (zoals in het huishoudelijk reglement is vastgelegd)
• Verblijf kosten
• Entree kosten
• Presentatie kosten
• Versnapering kosten
• Etentje kosten
• Bakkijken kosten
• Buitengewone kosten

5.1. Activiteit budgettering van activiteit componenten
Om de kostenstructuur van activiteiten te bepalen wordt gekeken naar de componenten waaruit een activiteit bestaat.
Per activiteitensoort kan dan bepaald worden wat de geschatte kosten kunnen zijn: het activiteit budget.
De activiteitencommissie kan nu op basis van deze budgettering een voorstel voor een activiteit bij het bestuur indienen.
Als er grotere afwijkingen dan 5% in het activiteit budget dient dit door de activiteitencommissie onderbouwd te worden.

5.2. Componenten per activiteiten
Om een activiteit budget vast te stellen worden per activiteitssoort de activiteitscomponenten vastgelegd.
Activiteitsoort Component Budget
4.1. Bakkijken Bakkijken kosten € 5,00 per bezoekende gast
4.2. Lezing Reis en presentatie kostenConform budget
4.3. Excursies Reis kosten Volgens HH per voertuig; maximaal bezet
Entree kosten Zoals door de lokale organisatie bepaald
Versnapering kosten € 15,00 per deelnemer
Diner kosten Indien van toepassing max € 50,00 per deelnemer
4.4. Evenementen of winkels Reis kosten Volgens HH per voertuig; maximaal bezet
Entree kosten Zoals door de lokale organisatie bepaald
Versnapering kosten € 15,00 per deelnemer
Diner kosten Indien van toepassing max € 50,00 per deelnemer
4.5. Vereniging etentje Buitengewone kosten Max € 50,00 per deelnemer
4.6. Jubileum of speciale bijeenkomst Buitengewone kosten € -,-- ter beoordeling door het bestuur

6. Afrekenen van kosten door de activiteiten commissie
6.1: Het bestuur draagt zorg voor een voorschot, inclusief 5% marge, van het activiteit budget aan de organiserende commissie leden.
6.2: Het organiserende commissielid of vervanger draagt zorg voor de afrekening van de kosten die tijdens de activiteit worden gemaakt.
6.3: Indien te betalen kosten de marge van 5% overschrijdt dient deze overschrijding separaat aan het bestuur gemotiveerd te worden medegedeeld. Behandeling en bepaling voor afrekening van de overschrijding worden met het bestuur in onderling overleg vastgelegd.

Pro memo:
In het huishoudelijk reglement is een parargraaf voor introducés opgenomen.
Zie hiervoor arikel 5.3: Introducé regeling

Het bestuur.