HUISHOUDELIJK REGLEMENT

Dit reglement is vastgesteld tijdens de ledenvergadering d.d. 6-3-2025

Aquariumvereniging Betta Splendens Vastgelegd in de statuten – Artikel 16: Reglementen
Vastgesteld op: 12 augustus 2025 Versie: 1.0 Toepassing: Dit reglement geldt voor alle leden van Betta Splendens en is van toepassing op alle verenigingsactiviteiten, zowel fysiek als digitaal.

1 Doel en Uitgangspunten
• Betta Splendens bevordert het houden, kweken en bestuderen van siervissen, planten en techniek, en het uitwisselen van kennis en ervaring.
• Dit reglement ondersteunt een veilige, respectvolle en leerzame omgeving voor alle leden en is gebaseerd op de statuten zoals notarieel vastgelegd op 12 augustus 2025.

• Het reglement waarborgt financiële zekerheid en continuïteit ten behoeve van de aantrekkelijkheid, activiteiten en belangen van de leden.

2️ Lidmaatschap
Noot: Vastgelegd in de statuten – Artikel 4: Lidmaatschap
2️.1 Lidmaatschapstypen
• Oud-leden: Geregistreerd vóór 1 januari 2️02️4
• Nieuw-leden: Geregistreerd ná 1 januari 2️02️4 Noot: Statuten:
“Oud-leden zijn zij, die voor een januari tweeduizend vier en twintig geregistreerd lid van de vereniging waren en tot op heden nog lid zijn. De oud-leden genieten enkele privileges op basis van de gewijzigde situatie die per een januari tweeduizend vier en twintig is opgetreden. Nieuwe leden zijn zij, die op of na een januari tweeduizend vier en twintig geregistreerd zijn als lid van de vereniging. Zij kunnen geen aanspraak maken op de privileges die de oud-leden genieten.”
2️.2️ Gedrag
• Respectvol gedrag tegenover leden, gastlocaties en externe partners is verplicht.
• Discriminatie, extremisme, intimidatie of ander ongewenst gedrag is verboden.
• Leden dragen bij aan een positieve sfeer en delen kennis op constructieve wijze.
2️.3 Aanmelding en Toelating
• Aanmelding gebeurt persoonlijk tijdens een reguliere bijeenkomst of evenement.
• Bij eerste kennismaking ontvangt men een inschrijfformulier. Alleen compleet ingevulde formulieren kunnen in behandeling worden genomen.
• Schriftelijke aanmelding via het officiële formulier bij de secretaris is vereist.
• Het bestuur beoordeelt toelating op basis van doelstellingen en sfeer.
• Bij afwijzing volgt een schriftelijke motivatie.
• Bij goedkeuring ontvangt het lid bevestiging en contributie informatie.
• Lidmaatschap gaat in op de datum van goedkeuring, tenzij anders overeengekomen.
2️.4 Beëindiging
• Schriftelijke opzegging kan op elk moment.
• Opzegging vóór 1 december geldt per 1 januari van het volgende jaar.
• Bij latere opzegging blijft contributie verschuldigd.
• Het bestuur kan lidmaatschap beëindigen bij overtreding, schade of wanbetaling.
• Beëindiging wordt schriftelijk gemotiveerd; bezwaar binnen 14 dagen mogelijk.
• Bezwaar wordt besproken in de eerstvolgende bestuursvergadering.
• Geen restitutie bij tussentijdse opzegging.
• Bij beëindiging vervallen rechten en verplichtingen van oud-leden direct.

3 Organisatie en Bestuur
Noot: Vastgelegd in de statuten – Artikel 6: Bestuur
3.1 Tijdelijke Vervanging
▪ Een actief bestuurslid roept een bijzondere ledenvergadering bijeen.
▪ Tijdelijke bestuursleden zijn volledig verantwoordelijk en aansprakelijk.
▪ Indien geen vervanging beschikbaar is, kunnen drie stemgerechtigde leden een vergadering bijeenroepen.
▪ Waarneming eindigt bij terugkeer van het oorspronkelijke bestuur.
3.2️ Commissies
▪ Commissies ondersteunen het bestuur en worden door het bestuur ingesteld of opgeheven.
▪ De kascommissie wordt jaarlijks in de ledenvergadering vastgesteld.
▪ Elk lid kan zich beschikbaar stellen; het bestuur beslist over toetreding. Commissies:
Nr. Commissie Doel
3.2️.1 Kascommissie Jaarlijkse controle, leden rouleren
3.2️.2️ Activiteitencommissie Organisatie van verenigingsactiviteiten
3.2️.3 PR & Redactiecommissie Publicaties en communicatie
3.2️.4 Beurscommissie Organisatie Aqua Terra beurs
3.2️.5 Ad hoc commissie Bijzondere activiteiten
3.2️.6 Budgetbepaling Jaarbudget via ledenvergadering

4 Activiteiten, reglement en Kosten
▪ Alleen activiteiten georganiseerd door Betta Splendens komen in aanmerking voor kostenvergoeding.
▪ De activiteitencommissie is gehouden het activiteiten reglement te volgen.
▪ Het activiteiten reglement wordt tijdens de ledenvergadering geaccordeerd.
▪ Activiteitencommissie organiseert binnen de verenigingsdoelstellingen.
▪ Buitenactiviteiten vinden plaats tussen 1 april en 1 oktober.
▪ Activiteiten worden tweemaal per jaar vastgesteld door bestuur en commissie.
▪ Onduidelijkheden worden beoordeeld door het bestuur (uitgangspunt: “Nee, tenzij…”).
4.1 Activiteitentypen
Nr. Activiteit
4.1.1 Reguliere ledenbijeenkomst
4.1.2️ Leden- en bestuursvergaderingen
4.1.3 Promotieactiviteiten (zoals Aqua Terra beurs)
4.1.4 Ledenbinding (nieuwjaar, forelvissen, etc.)
4.1.5 Uitzonderlijke activiteiten (jubileum, rouw, trouw)
4.2️ Specifieke Declaraties
Alleen het bestuur kan bijzondere kosten goedkeuren.

5.1 Reguliere Ledenbijeenkomst
◦ Iedere eerste maandagavond van de maand, van 19:00 tot 21:00 uur.
◦ (Het wijkcentrum is tijdens zomervakantie beperkt geopend)
◦ Locatie: centrale hal van wijkcentrum "De Schelf" in Almelo
◦ Zowel leden als niet-leden zijn welkom
◦ Betta Splendens verzorgt koffie/thee en twee consumpties per aanwezige

5.2️ Kostenverdeling
◦ Activiteiten vinden plaats op externe locaties of in het wijkcentrum
◦ Locatie, tijd en inschrijfperiode worden tijdig gecommuniceerd
Inschrijving buiten de gestelde periode garandeert geen deelname
◦ Introducés dienen tijdens de inschrijfperiode te worden aangemeld
◦ Huisregels van gastlocaties zijn van toepassing
◦ Leden vóór 1 januari 2024: kosten volledig gedekt
◦ Nieuwe leden vanaf 1 januari 2024: aanvullende bijdrage per activiteit
◦ Vervoerscapaciteit wordt bepaald op basis van ledeninschrijving
Introducés tellen niet mee voor vervoersplanning

5.3 Introducé regeling
▪ Introducés zijn welkom onder voorwaarden:
▪ Alleen na afloop van de inschrijfperiode
▪ Het lid dat de introducé meebrengt is verantwoordelijk voor gedrag en kosten
Bij activiteiten met vervoer:
▪ Leden hebben voorrang op zitplaatsen
▪ Vrije zitplaatsen mogen kosteloos door introducés worden ingenomen
▪ Toewijzing op basis van voorinschrijving, daarna "wie het eerst komt..."
▪ Bij twijfel beslist het bestuur (uitgangspunt: "NEE, tenzij...")

Kosten worden gefactureerd aan het introducerende lid

5.4 Kilometervergoeding
◦ Geldt wanneer een lid een ander lid meeneemt naar een activiteit
◦ Afstand wordt berekend vanaf wijkcentrum "Schelfhorst" via routeplanner

5.5 Externe Evenementen
◦ Niet door Betta Splendens georganiseerde evenementen vallen buiten verantwoordelijkheid van Betta Splendens
◦ Reis- en verblijfkosten voor deelname zijn niet declareerbaar
◦ Dit geldt ook voor activiteiten van andere verenigingen

6. Communicatie en Media
▪ Officiële communicatie via website, e-mail, nieuwsbrief en WhatsApp
▪ Leden mogen foto’s/video’s delen met toestemming van betrokkenen
▪ Het bestuur mag ongepaste uitingen verwijderen van verenigingskanalen

7. Contributie en Financiën
7.1 Financiële Situaties
• Vermogen vóór 1 januari 2024:
• Vermogen ná 1 januari 2024:
Het vermogen wordt weergegeven in de jaarlijkse jaarrekening van de vereniging 7.2️ Lidmaatschap Contributie
• Jaarlijkse ledenvergadering bepaalt de hoogte van de jaarlijkse contributie  Automatische incasso in december  Jaarlijkse contributie:
• €55,- standaard
• €65,- inclusief NBAT-lidmaatschap
• €80,- inclusief het blad “Het Aquarium”
• Bij toetreding: 1/12️ van standaard contributie per resterende maand  Extra bijdragen voor activiteiten worden vooraf aangekondigd
• Aanmeldingskosten NBAT worden doorbelast aan het nieuwe lid
7.3 Commissie Budgettering
▪ Activiteitencommissie budget jaarlijks: €8.000, Jaarlijkse herziening tijdens ledenvergadering
▪ Niet-benutte budgetten vervallen bij nieuw jaar
7.4 Onkosten en Kilometervergoeding Kilometervergoeding: €0,30/km
▪ Alleen op basis van schriftelijke motivatie en facturen
▪ Bijzondere gevallen: bestuur beslist (uitgangspunt: "NEE, tenzij...")

8. Sancties en Geschillen
▪ Bij overtreding: waarschuwing, tijdelijke opschorting of royement
▪ Geschillen worden eerst besproken met bestuur; bemiddeling indien nodig

9. Opheffing van de Vereniging
Verwijzing naar Statuten – Artikel 15: Ontbinding en Vereffening
9.1 Voorwaarden voor Ontbinding
▪ Aantal oud-leden daalt onder minimum (minimaal 4)
▪ Nieuwe leden vormen ≥30% en <45% van oud-leden  Ledenvergadering stemt bij meerderheid in
9.2️ Vermogensverdeling
▪ Oud-leden: (Verdeling te bepalen tijdens de opheffingsvergadering)
▪ Alle leden: (Verdeling te bepalen tijdens de opheffingsvergadering)
Vermogen zoals weergegeven in de opheffingsjaarrekening
9.4 Voorstel: Verdeling bij Opheffing
▪ Oud-leden: gelijk deel per persoon of verdeling naar het aantal lidmaatschapsjaren tot 1 januari 2️02️4
▪ Alle leden: verdeling op basis van lidmaatschapsjaren vanaf 1 januari 2️02️4  Vereffeningsbudget wordt aangehouden voor eventuele kosten
9.5 Opheffingskosten
▪ Bewaarder verantwoordelijk voor financiële afwikkeling
▪ Bestuur kan eenmalige vergoeding toekennen
▪ Kosten worden gelijk verdeeld over beide vermogens
▪ Restant vereffeningsbudget valt toe aan de bewaarder

10. Slotbepalingen
▪ Wijzigingen worden voorgesteld door bestuur en goedgekeurd door ledenvergadering
▪ Inwerkingtreding: 1 januari 2026
▪ Bij onduidelijkheid prevaleren de statuten
▪ Besluiten bij interpretatieverschillen worden schriftelijk en gemotiveerd gecommuniceerd

Het bestuur,